Охрана труда в цифре: какие документы можно вести электронно, а какие нет

Цифровизация постепенно меняет работу кадровых служб и специалистов по охране труда. Электронные документы удобнее хранить, передавать сотрудникам и находить при проверках. Однако переводить в цифровой формат разрешается далеко не всё. Инструктажи по охране труда и акты о несчастных случаях — как раз те случаи, где бумага остаётся обязательной. У разработчиков сервиса КЭДО HRlink есть отдельный материал о том, какие кадровые документы пока нельзя перевести в электронный вид.

Зачем переводить охрану труда в цифровой формат

На предприятиях ежедневно оформляют множество документов: приказы, инструкции, программы обучения, отчёты и различные уведомления. Бумажный документооборот отнимает время, особенно если организация располагает несколькими филиалами.

Электронные системы позволяют быстрее согласовывать документы, отслеживать сроки и контролировать выполнение задач. Сотрудникам не приходится постоянно обращаться к бумажным архивам, а руководители получают более удобный доступ к необходимой информации.

Какие документы можно вести электронно

Законодательство допускает использование электронного документооборота для многих кадровых процессов. Например, в цифровом формате можно оформлять трудовые договоры, дополнительные соглашения, заявления работников и отдельные приказы.

В сфере охраны труда электронные инструменты подходят для подготовки программ обучения, планирования мероприятий, контроля сроков проверки знаний и хранения справочных материалов.

При этом важно различать электронное хранение информации и юридически значимое оформление документов. Для отдельных процедур предусмотрены специальные требования, которые необходимо соблюдать независимо от используемой программы.

Когда бумажные документы обязательны

Статья 22.1 Трудового кодекса РФ устанавливает исключения из кадрового электронного документооборота. В частности, этот порядок не распространяется на документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, акты о несчастных случаях на производстве установленной формы и приказы об увольнении.

Поэтому полностью заменить бумажное оформление таких документов обычной системой КЭДО нельзя. Электронные копии могут использоваться для удобства работы, но не отменяют необходимости соблюдать установленный порядок оформления оригиналов.

Как организовать переход без ошибок

Начать цифровизацию лучше с проверки действующих документов. Необходимо определить, какие процессы разрешено переводить в электронный формат, а какие требуют бумажного оформления.

Затем следует выбрать подходящую систему, установить правила доступа и хранения информации, обучить сотрудников. Особое внимание стоит уделить защите персональных данных и использованию необходимых видов электронной подписи.

Вывод

Цифровизация охраны труда помогает сократить рутинную работу и упорядочить документацию. Однако переход должен учитывать требования законодательства. Оптимальным решением станет сочетание электронных инструментов и бумажного оформления там, где оно обязательно. Такой подход позволит использовать преимущества современных технологий без нарушения установленных правил.

ООО "Инновации в Управлении Кадрами"
ОГРН 1207800064339
Санкт-Петербург, Наличная ул., д. 44 к. 1 стр. 1, офис 805 

РЕКЛАМА