Порядок и форма выдачи справки об отсутствии судимости установлены приказом МВД России от 07 ноября 2011 года № 1121 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования» (далее — регламент).

Согласно пункту 83 регламента, справка об отсутствии судимости:
1. Выдаётся заявителю в виде документа на бумажном носителе.
2. Направляется заявителю в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица МВД России, в личный кабинет заявителя на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) www.gosuslugi.ru.
При этом следует знать, что согласно части 1 статьи 6 федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-Ф3 «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством России, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, юридическая значимость справки о судимости в электронной форме и в форме документа на бумажном носителе одинаковы. А требование предоставления только документа на бумажном носителе с собственноручной подписью уполномоченного должностного лица МВД России и печатью не имеет под собой правовых оснований.
Для получения справки о судимости в электронной форме (только в личный кабинет) заявителю не требуется лично приходить в отделение МВД, подача заявления и получение справки осуществляются на портале госуслуг. Кроме того, средствами портала возможна отправка из доверенной среды справки об отсутствии судимости в электронной форме на любой адрес электронной почты. Также на портале госуслуг реализованы механизмы проверки электронной подписи справки об отсутствии судимости.
Таким образом, для получения и передачи справки об отсутствии судимости в кадровую службу работнику потребуется только заказать справку на портале госуслуг и полученный результат направить на адрес электронной почты организации либо предоставить её на электронном носителе информации.

Информационный центр МВД по Хакасии